Gebruik jij, zoals veel andere M365 gebruiker nu eigenlijk alleen Outlook, Excel, PowerPoint en Word? Dan mis je een heleboel coole apps die gewoon standaard bij je M365 abonnement zitten… ook als je “slechts” een M365 Business Basics abonnement hebt.
Veel ondernemers hebben in de loop der tijd een heel arsenaal aan tools bijelkaar gesprokkeld om het leven makkelijker te maken, zoals bijvoorbeeld Trello, Calendly, Evernote, Miro, GoogleMeet, ZOOM, DropBox, GoogleDrive. Om vervolgens via Zapier of Automate.io alles aan elkaar te knopen. Herkenbaar?
Wist je dat je voor veel van deze toepassingen ook een standaard M365 app kunt gebruiken? Wellicht niet met zoveel toeters en bellen als sommige andere tools, maar vaak heb je die ook helemaal niet nodig.
En het fijne is dat de M365 apps vaak ook al met elkaar verbonden zijn en samenwerken.
Hieronder vind je mijn favoriete M365 apps!
#1: Microsoft Planner
De Microsoft Planner kan je perfect gebruiken voor het plannen van je social media, nieuwsbrieven en projecten. Je kan activiteiten in zogenaamde buckets indelen en een start- en einddatum, prioriteit, status, labels, notities, checklijstjes, bijlagen en commentaar toevoegen en personen toewijzen. Het mooie is dat deze taken meteen in je to do lijst komen. Je kan je taken weergeven per Bucket, toegewezen Persoon, Status, Einddatum, Labels en Prioriteit ordenen. Of weergeven op een board, als diagrammen of in een agenda. Keuze genoeg!
Je kan Planner vergelijken met bijvoorbeeld Trello
#2: Microsoft Bookings
De Microsoft Bookings tool kan je gebruiken om klanten direct een afspraak te laten plannen in je agenda. Je kunt bepaalde tijdsblokken aangeven die beschikbaar zijn voor zulke gesprekken of je laat bookings gebruik maken van je beschikbaarheid op basis van je outlook kalender.
Je kunt ook meerdere medewerkers toevoegen, zodat de klant de keuze heeft met wie hij of zij een afspraak wilt maken.
Ook is het mogelijk verschillende soorten afspraken maken, bv voor een kennismaking of een service gesprek, daar wil je wellicht andere mensen en tijden voor aanhouden. Nieuwschierig hoe het eruit ziet, bekijk hier mijn reserveringspagina
Je kan Bookings vergelijken met bijvoorbeeld Calendly
#3: Microsoft Visio
Prutsen met organigrammen en charts in Powerpoint? Verleden tijd! Maak ze in Microsoft Visio! Makkelijk en veel professioneler! Visio biedt heel veel basisvormen, pijlen, bijschriften, banners, symbolen, grafieken en wiskundige vormen voor basisdiagrammen, maar ook een bult aan specifieke vormen voor speciale netwerk-, proces-, cyclus-, piramide-en matrixdiagrammen. Viso heeft een heleboel sjablonen waarmee je meteen aan de slag kunt. En je gebruikt ze ook zo in je PowerPoint of Word document.
#4: Microsoft Power Automate
Met Microsoft PowerAutomate kan je terugkerende acties automatiseren. en dat tussen verschillende tools. Bijvoorbeeld: je hebt een aanmeldformulier voor een event gemaakt in Microsoft Forms. Aanmeldingen worden in een specifieke microsoft lijst of excel bestand opgeslagen. Vervolgens wordt er een gepersonaliseerde mail gestuurd naar de persoon die zich heeft aangemeld, met bijvoorbeeld een overzicht van de workshops voor welke hij of zij zich heeft opgegeven en in de bijlage de .ics bestandje, zodat ze het event in hun agenda kunnen opslaan.
En zo zijn er talloze mogelijkheden. Microsoft Power Automate heeft een heleboel sjablonen waarmee je gemakkelijk meteen je processen kunt automatiseren.
#5: Microsoft OneNote
Met OneNote heb je je digitale notities op één plek. je kan verschillende notitieblokken maken, en deze onderverdelen in secties en pagina’s. OneNote heb je niet alleen op je PC, maak ook op al je andere apparaten, dus je kan meteen je notitie maken onderweg, of bij je klant. Werk je samen ? Je kunt je notities delen en samenwerken in OneNote.
Je kunt OneNote vergelijken met bijvoorbeeld Evernote.
#6: Microsoft Whiteboard
Het Microsoft whiteboard geeft je een oneindig canvas waar je bijvoorbeeld samen kunt brainstormen of samenwerken. Ook hier zijn weer meerdere sjablonen voor sessies voor brainstormen, probleemoplossing, ontwerp en onderzoek, strategie, planning, terugblik, workshops, leren en zelfs games. Je kunt het whiteboard super tijdens je Teams vergadering inzetten om samen aan de slag te gaan.
Je kunt Whiteboard bv inzetten als alternatief voor Miro of Mindmeister
#7: Microsoft OneDrive
One Drive is je cloud opslap in Microsoft. Sla al je documenten op in OneDrive en je kunt er altijd bij, met je computer, tablet of PC. Overal waar je inlogt op je Microsoft account kan je bij je documenten. Ideaal. Bovendien kan je mensen van buiten je netwerk toegang geven tot bepaalde mappen of documenten. Zo kan je met iedereen samenwerken en heb jij altijd de laatste versie bij de hand.
OneDrive is dus een uitstekend alternatief voor DropBox of andere betaalde cloud opslagdiensten.
#8: Microsoft Teams
Teams is het samenwerkingsplatform van Microsoft. Videovergaderen met MS Teams is makkelijk en easy. Vanuit Outloouk kan je direct een teams vergadering opzetten.
Maar MS Teams is meer. Samenwerken in verschillende teams, direct toegang tot de To Do lijst, planners, OneNote, chat en nog meer. Je documenten zie overzichtelijk per team. Samenwerken met mensen van buiten je organisatie? Geen probleem, want externen kan je als gast toevoegen aan je Teams omgeving.
Werk je verder verder met wat externe tools? Vaak kan je deze via een add in koppelen met MS Teams! Je kan Teams gebruiken ter vervanging van of in combiantie met bv ZOOM, asana, slack, GoogleMeet en nog veel meer.
Waarom zou je de M365 apps gebruiken?
- Zelfde look and feel, waardoor je waarschijnlijk minder hoeft te zoeken
- Veel M365 apps zijn standaard met elkaar verbonden
- Met behulp van Power Automate kun je alle apps met elkaar samen laten werken
- Ze zitten standaard bij je M365 pakket, dus waarom voor dezelfde functionaliteit extra betalen?
- Minder wachtwoorden 😉
Nadelen van de M365 apps?
- Sommige apps zijn wellicht een stuk lichter dan sommige externe tools en daarmee minder functionaliteit
- Power Automate kan even lastig zijn te doorgronden en koppelt niet externe apps aan elkaar
- De integraties met niet Microsoft apps zijn beperkter dan bij bijvoorbeeld Google.
Conclusie
Ik ben gewoon aan de slag gegaan met de tools voor bepaalde projectjes om het uit te testen. Bevalt het en voldoet het aan je eisen, oude tool eruit. Zoniet dan blijft de tool. En soms blijven ze beide. Zo gebruik ik Power Automate om bepaalde automations binnen microsoft te maken, en Zapier om niet Microsoft tools aan elkaar te knopen.
Ik ben benieuwd met welke tool jij als eerste gaat uitproberen. Laat je het me weten welke M365 apps jij gebruikt?
