Massaal zitten we ineens thuis en moeten we vanuit huis werken. Als Virtueel Professional werk ik sowieso vanuit huis, en gebruik ik een scala aan tools om met mijn klanten samen te werken. Er is nu veel vraag naar virtueel vergaderen. In grote bedrijven zijn er allerlei faciliteiten maar hoe blijf jij als ZZP-er of MKB-er in contact met je collega’s en klanten? Dat kan bijvoorbeeld met ZOOM. Ik heb voor de kleine ondernemer die in contact wil blijven met zijn klanten of collega’s een video gemaakt hoe je een virtuele meeting opzet in Zoom.
Gratis of betaalde versie van ZOOM
De gratis versie geeft je de mogelijkheid om onbeperkt 1 op 1 gesprekken te voeren, ideaal voor coaching. Heb je een vergadering met 3-100 personen? dan kan je met de gratis versie 40 minuten vergaderen. Wil je langer vergaderen? dan bied de betaalde versie een uitkomst. Voor 14 Euro per maand heb je al de Pro versie, buiten het langer vergaderen t/m 100 personen biedt de Pro versie een aantal voordelen. Voor meer informatie kijk op www.zoom.us/pricing
Effectief virtueel vergaderen
Dan heb je eindelijk de techniek voor elkaar en zit je in die vergadering met z’n allen… en dan…een zooitje, iedereen praat, niemand praat, geen structuur…de een is ondertussen iets anders aan het doen…en de ander is bezig zijn haar in toom te houden….
Video vergaderen werkt net even anders dan gewoon vergaderen. Hier een aantal tips om van je video vergadering een succes te maken:
- Zorg dat de techniek werkt; check alle instellingen en test met een collega, zodat er wat dat betreft niets mis kan gaan.
- Zorg voor zo min mogelijk afleidingen; doe de deur dicht, leg je kinderen uit dat je even niet gestoord wilt worden, telefoon(s) uit
- Wees voorbereid, net als bij een “normale”meeting, wees voorbereid, deel de agenda, lees de stukken vooraf.
- Wees op tijd, bij een virtuele vergadering misschien nog wel belangrijker dan in een kantoorsituatie
- Introduceer jezelf als je de meeting binnengaat, je ziet elkaar niet binnenkomen, dus als je binnenkomt, introduceer jezelf. je kan instellen dat er een signaal wordt gegeven als er iemand binnenkomt, maar jezelf even kort introduceren is wel zo beleefd.
- Gebruik visuele hulpmiddelen; ook bij een online vergadering kan je gebruik maken van visuele hulpmiddelen. Deel je scherm en laat een powerpoint zien, een applicatie of gebruik het virtuele whiteboard.
- Laat iedereen uitpraten; zeker online is het belangrijk degene die aan het woord is uit te laten praten. In kleine groepen kan je daarna inhaken. In grote groepen is het verstandig te werken met virtuele handen opsteken, de voorzitter van de vergadering kan dan het gesprek leiden.
- Houd het kort en bondig; vergaderen om het vergaderen is sowieso geen goed idee, maar online is het al helemaal belangrijk je boodschap kort en krachtig te houden zodat je publiek de focus kan behouden.
- Neem de vergadering op; je kan je sessies opnemen en opslaan. Je kan deze dan met je deelnemers delen. Of als je een informatieve webinar hebt gegeven kan je deze bijvoorbeeld delen op je website als weggegver.
- Gewoon jezelf blijven; het is even wenen, online vergaderen, en je ziet ineens ook jezelf in beeld. Raak niet in de war en ga niet steeds kijken hoe jij op beeld overkomt….de mensen met wie je nu online vergadert zien je altijd al zo… voor hen dus niets nieuws. Wees dus gewoon jezelf, dat is wel zo prettig voor iedereen 😉
Heb je vragen over deze tool? Neem gerust contact met mij op. Ik help je graag op weg.
